Boletín marzo 2020

Decreto 417 

(17 de marzo)

Presidencia de la República

TEMA: Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica

 En ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 215 del Constitución Política, el Presidente de la República decretó el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional por el término de 30 días calendario contados a partir de la vigencia del decreto (17 de marzo de 2020).

Decreto 457

(22 de marzo)

Presidencia de la República – Ministerio del Interior

TEMA: Aislamiento preventivo obligatorio

Se ordena el aislamiento preventivo obligatorio a todos los habitantes del país desde el 25 de marzo (0:00 a.m.) al 13 de abril de 2020 (0:00 a.m.). Algunas de las excepciones a la medida de aislamiento se encuentran las siguientes: • Asistencia y prestación de servicios de salud. • Adquisición de bienes de primera necesidad (alimentos, bebidas, medicamentos, dispositivos médicos, aseo, limpieza y mercancías de ordinario consumo). • Desplazamiento a servicios bancarios, financieros y de operadores de pago, y a servicios notariales. • Asistencia y cuidado a niños, niñas, adolescentes, personas mayores de 70 años, personas con discapacidad y enfermos con tratamientos especiales. • Fuerza mayor y caso fortuito. • La cadena de producción, abastecimiento, almacenamiento, transporte, comercialización y distribución de medicamentos, productos farmacéuticos, insumos, productos de limpieza, desinfección y aseo personal para hogares y hospitales, equipos y dispositivos de tecnologías en salud, al igual que el mantenimiento y soporte para garantizar la continua prestación de los servicios de salud.  • La comercialización de los productos de los establecimientos y locales gastronómicos mediante plataformas de comercio electrónico o por entrega a domicilio. Los restaurantes ubicados dentro de las instalaciones hoteleras solo pueden prestar servicios a sus huéspedes.  • Las actividades de la industria hotelera para atender a sus huéspedes, estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID 0-19.  • El funcionamiento y operación de los centros de llamadas, los centros de contactos, los centros de soporte técnico y los centros de procesamiento de datos que presten servicios en el territorio nacional y de las plataformas de comercio electrónico.  • El funcionamiento de la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, los servicios carcelarios y penitenciarios y de empresas que prestan el servicio de limpieza y aseo en edificaciones publicas, zonas comunes de edificaciones y las edificaciones en las que se desarrollen las actividades de que trata el artículo 3 del decreto.  • La prestación de servicios bancarios y financieros, de operadores postales de pago, centrales de riesgo, transporte de valores y actividades notariales.  • El funcionamiento de los servicios postales, de mensajería, radio, televisión, prensa y distribución de los medios de comunicación.  • Las actividades de los operadores de pagos de salarios, honorarios, pensiones, prestaciones económicas públicos y privados; beneficios económicos periódicos sociales -BEPS-, y los correspondientes a los sistemas y subsistemas de Seguridad Social y Protección Social.

Normas de índole corporativo

Decreto 434 

(19 de marzo) 

Presidencia de la República – Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

TEMA: Ampliación de plazos para renovación de matrícula mercantil; actualización de registro y celebración de reuniones ordinarias

Se amplían el plazo para renovación de matrícula mercantil, RUNEOL y registros que componen el RUES hasta el 3 de julio de 2020. El plazo máximo para presentar información para renovar el Registro Único de Proponentes es a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020 (7 de julio de 2020).El plazo máximo para renovar la afiliación a las Cámaras de Comercio es el 3 de julio de 2020. Las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio del año 2019, pueden celebrarse dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en todo el territorio nacional (Resolución 385 de 2020), esto es, el 30 de mayo de 2020, salvo que dicho término sea modificado por el Gobierno Nacional. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que referido, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Esta norma aplica, sin excepción, a todas las personas jurídicas.

Decreto 398 

(13 de marzo)

Presidencia de la República – Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

TEMA: Celebración de reuniones no presenciales y mixtas

Permite la celebración de las reuniones ordinarias de manera no presencial -todos los participantes acuden de manera virtual a la reunión- o mixtas -algunos participantes acuden de manera presencial o física a la reunión en tanto que otros lo pueden hacer de manera virtual-. Cuando el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 se refiere a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de aquellos que participan en la reunión no presencial (no la totalidad de los socios o miembros que componen el órgano respectivo), siempre y cuando se respete las normas legales y estatutarias sobre quórum y mayorías decisorias. El representante legal deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtual para garantizar que se trate de los socios, sus apoderados y miembros de junta directiva. Aquellas sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del decreto (13 de marzo de 2020) hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 pueden, hasta un (1) día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el articulo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 de este Decreto y el nombre de la plataforma y la forma de acceso a esta para llevar a cabo la reunión. Las disposiciones previstas en este Decreto se hacen extensivas a todas las personas jurídicas sin excepción.

Circular Externa 100-000002

(17 de marzo)

Superintendencia de Sociedades

TEMA: Celebración de reuniones no presenciales y mixtas

Con base en el Decreto 398 de 2020, la Superintendencia de Sociedad emite las siguientes instrucciones y recomendaciones:

Convocatoria pendiente:Si la convocatoria para realizar una reunión ordinaria del máximo órgano social aun no se ha realizado, se recomienda utilizar el mecanismo de reunión no presencial en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el Decreto Ley 019 de 2012 y reglamentado por el Decreto 398 de 2020.

Convocatoria realizada:En el evento en que ya se hubiere convocado a una reunión presencial del máximo órgano social, se recomienda hacer uso de lo indicado en el artículo 2 del Decreto 398 de 2020, dando un alcance a la convocatoria, de modo que la reunión se pueda adelantar de forma no presencial o mixta.

Imposibilidad de celebrar reunión mixta o no presencial – Configuración caso fortuito fuerza mayor:Si la reunión ordinaria ya ha sido convocada, en caso de que no fuere posible hacer uso del mecanismo de las reuniones no presenciales o mixtas o si el aforo de la reunión presencial o mixta esperado supera las restriccionesseñaladas por las autoridades competentes (contando socios, apoderados, o personal administrativo para el desarrollo de la reunión), se debe tener en cuenta que las disposiciones sanitarias de orden público vigentes priman sobre las normas societarias, por lo que los representantes legales deberán advertir de inmediato esta situación extraordinaria a los socios convocados por el mismo medio que se hizo la convocatoria, indicando que conforme a la situación de emergencia sanitaria y las órdenes de las autoridades competentes implican la imposibilidad de realizar la reunión por hechos que podrían considerarse como eventos de fuerza mayor o caso fortuito. La advertencia a los socios acerca de la imposibilidad para realizar la reunión convocada, con base en las normas vigentes sobre restricciones a las reuniones que superen ciertos aforos, harán las veces de constancia sobre la existencia de un evento de fuerza mayor o caso fortuito para la realización de la reunión.

Imposibilidad de celebrar reuniones mixtas o no presenciales sin configurarse un caso fortuito o fuerza mayor:Si no es posible hacer la reunión no presencial o mixta, y siempre que no se superen los limites de atoro señalados, igualmente es posible contemplar la asistencia de los socios mediante el otorgamiento de poderes, los cuales no tienen formalidades distintas a las previstas en el art. 184 del Código de Comercio. Así, se puede reducir el número de personas que atiendan presencialmente una reunión y dar cumplimiento a las órdenes de las autoridades competentes en esta materia.

Reuniones de segunda convocatoria:De cualquier manera, y en el evento de que la reunión convocada no se pueda llevar a cabo por falta de quórum (diferente a la imposibilidad por fuerza mayor o caso fortuito), se debe tener en cuenta lo previsto en el régimen societario frente a las reuniones de segunda convocatoria, las cuales se deben realizar dentro de los términos legales permitidos y con la reducción del quórum señalada en la ley, las cuales también deberían realizarse de forma no presencial o mixta.

Reuniones por derecho propio:Cabe advertir que una reunión ordinaria del máximo órgano social debidamente convocada, aun cuando no se pueda realizar por razones de caso fortuito u orden de autoridad competente, no implica que se presente el supuesto de ausencia de la convocatoria necesario para realizar una reunión por derecho propio, en los términos previstos en el inciso segundo del artículo 422 del Código de Comercio.

Derecho de inspección:Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible los desplazamientos, se invita a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así́ lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata.

Circular Externa 100-000004

(24 de marzo)

Superintendencia de Sociedades

TEMA: Plazos para celebración de reuniones ordinarias

Con base en el artículo 5 Decreto 434 de 2020, la Superintendencia de Sociedad señala lo siguiente:

Plazo para celebrar reuniones ordinarias:El plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social para el presente año, en las que se estudiarán los asuntos propios del ejercicio que terminó el 31 de diciembre de 2019, ha sido ampliado y queda sujeto a la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria realizada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Convocatoria pendiente:Las sociedades que no hayan convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019.

Convocatoria realizada pero devenida imposible:Las sociedades que en los términos de la Circular Externa 100-00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020.

Convocatoria realizada, pero en la que se pretende hacer uso del plazo señalado en el Decreto 434 de 2020:Las sociedades que hayan realizado una convocatoria para la reunión ordinaria podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que se la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria.

Reunión por derecho propio: Si ha transcurrido un mes, contado a partir del levantamiento de la emergencia sanitaria, sin que se haya convocado a la reunión ordinaria, el máximo órgano social podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil siguiente al vencimiento de dicho plazo. En todo caso no se podrá celebrar reunión por derecho propio el 1 de abril de 2020.

Circular Externa 100-000003

(17 de marzo)

Superintendencia de Sociedades

TEMA: Plazo para presentar estados financieros

La Superintendencia de Sociedades modifica los plazos para presentar los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2019, los cuales, conforme al último dígito del N.I.T., inician el 14 de abril y finalizan el 12 de mayo de 2020.

Circular Externa 003

(30 de marzo)

Superintendencia de Industria y Comercio

TEMA: Plazo para actualización de Registro Nacional de Bases de Datos

La Superintendencia de Industria y Comercio en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 434 de 2020 extiende hasta el 3 de julio de 2020 el plazo para actualizar la información registrada en el Registro Nacional de Base de Datos.

Normas de índole laboral

Decreto 488 

(27 de marzo)

Presidencia de la República – Ministerio del Trabajo

TEMA: Flexibilización laboral

Se prevén, entre otras, las siguientes medidas para mitigar los efectos que sobre el empleo ha tenido y tendrá la emergencia sanitaria:

Retiro de cesantías:Los trabajadores que hayan presentado una disminución de ingreso mensual, certificada por su empleador, podrán retirar cada mes de su cuenta de cesantías el monto que le permita compensar dicha reducción, con el fin de mantener su ingreso constante.

Vacaciones anticipadas:El empleador podrá dar a conocer al trabajador hasta con 1 día de anticipación, la fecha a partir de la cual concederá las vacaciones anticipadas, colectivas o acumuladas. Igualmente, el trabajador podrá solicitar en el mismo plazo que se le conceda el disfrute de las vacaciones.

Circular 0021

(17 de marzo)

Ministerio del Trabajo

TEMA: Flexibilización laboral

 El Ministerio de Trabajo tomó las siguientes medidas que pueden ser adoptadas por los empleadores y trabajadores de acuerdo con las circunstancias que se generen por la emergencia sanitaria: 

Jornada laboral flexible:El empleador tiene la facultad de reducir o ampliar la jornada establecida dependiendo de las necesidades del servicio o necesidades especiales sin que este término sea contabilizado como horas extras.También puede optar por realizar turnos de trabajo con duración no superior a 6 horas diarias y 36 horas semanales, los cuales se pueden realizar en cualquier horario o día de la semana, sin que la situación genere recargo alguno por trabajo nocturno ni para el previsto para el trabajo dominical o en día festivo.

Vacaciones anuales, anticipadas o colectivas:Los empleadores pueden otorgar vacaciones a los trabajadores antes de que haya causado el derecho a ellas (vacaciones anticipadas). Así mismo, puede fijar vacaciones colectivas, inclusive sin que sus trabajadores hayan cumplido el año de servicios, para lo cual debe tenerse en cuenta lo siguiente: • Las vacaciones deben ser remuneradas con el salario que el trabajador devengue al momento del disfrute.• El trabajador no podrá exigir que se le asigne un nuevo periodo de vacaciones luego de cumplir el año de trabajo.

Salario sin prestación del servicio:El empleador podrá, de manera voluntaria, determinar la posibilidad de pagar el salario y de liberar al trabajador de la prestación del servicio, de conformidad con el artículo 140 del Código Sustantivo del trabajo.La flexibilidad contemplada en esta Circular no exime al empleador del cumplimiento de sus obligaciones, tales como el pago del salario, aportes al sistema de seguridad social y demás derivadas de la relación laboral.Así mismo, precisó el alcance de los conceptos de trabajo en casa y teletrabajo, así:

Trabajo en casa: El numeral 4 del artículo de la Ley 1221 de 2008 define el trabajo en casa como «una persona que tenga condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual«. Para optar por esta modalidad, debe existir acuerdo entre el empleador y el trabajador. Así, el trabajo en casa, como situación ocasional, temporal y excepcional, no presenta los requerimientos necesarios para el teletrabajo, y se constituye como una alternativa viable y enmarcada en el ordenamiento legal, para el desarrollo de las actividades laborales en el marco de la emergencia sanitaria. 

Teletrabajo:El artículo 2 de la Ley 1221 de 2008 define el teletrabajo como «una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo«. A esta modalidad no le serán aplicables las disposiciones sobre jornada de trabajo, horas extraordinarias y trabajo nocturno, sin que se puedan imponer altas cargas de trabajo.

Circular 0027

(29 de marzo)

Ministerio del Trabajo

TEMA: Licencias no remuneradas

El Ministerio de Trabajo señala que NO es permitido obligar a los trabajadores a tomar licencias no remuneradas, so pretexto de mantener el empleo. Esta opción debe provenir de manera libre y voluntaria del trabajador.